Spotkania

Protokół ze Spotkania Sekretariatów Koalicji Organizacji Pozarządowych
Działających w Obszarach Pomocy na Rzecz Osób Marginalizowanych

15 i 16 maja 2009 r. w Kalsku odbyło się spotkanie Sekretariatów Koalicji Organizacji Pozarządowych Działających w Obszarach Pomocy na Rzecz Osób Marginalizowanych. W spotkaniu zorganizowanym przez Towarzystwo Integracji Społecznej w Zielonej Górze - Głównego Koordynatora Koalicji udział wzięli:

1. Zbigniew Barski - Prezes Towarzystwa Integracji Społecznej w Zielonej Górze;
2. Alicja Matuk - nowy Koordynator Koalicji - reprezentantka TIS;
3. Danuta Markiewicz - osoba odpowiedzialna za PPPiO z ramienia TIS;
4. Dorota Zubko - reprezentantka Sekretariatu Grupy Organizacji Przeciwdziałających Uzależnieniom, który prowadzi Lubuskie Stowarzyszenie Profilaktyki Społecznej w Zielonej Górze;
5. Beata Bednarek - reprezentantka Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Społeczeństwa Obywatelskiego Punkty Porad Prawnych i Obywatelskich, który prowadzi Stowarzyszenie Lubuski Ośrodek Rozwoju Doradztwa i Szkoleń Oddział w Zielonej Górze;
6. Jan Gaszewski - reprezentant Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Rodzin, który prowadzi Fundacja Wzajemnej Pomocy "ARKA" w Bogatyni;
7. Jan Filipowicz - reprezentant Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Osób Niepełnosprawnych, który prowadzi Ośrodek Informacji dla Osób Niepełnosprawnych przy Towarzystwie Walki z Kalectwem w Zielonej Górze;
8. Barbara Matusiak - reprezentantka Wsi z Lubuskiego Stowarzyszenia Sołtysów z siedzibą w Zielonej Górze

W spotkaniu z ważnych przyczyn nie wzięła udziału przedstawicielka Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Społeczności Wiejskich, który prowadzi Sołectwo Lubieszów.

Spotkanie odbyło się wg poniższego programu:

1. Rozpoczęcie spotkania. Powitanie i prezentacja uczestników.
2. Przedstawienie nowego Koordynatora Koalicji - p. Alicji Matuk
3. Podsumowanie dotychczasowych działań Sekretariatów oraz organizacji Koalicji.
4. Przeprowadzenie analizy SWOT Koalicji - stan na dzień dzisiejszy.
5. Założenia oraz propozycje przyszłych działań Koalicji i Sekretariatów pod hasłem, "Dokąd zmierzamy?".
6. Podział zadań dla poszczególnych Sekretariatów, rozwój współpracy z użyciem sieci VoIP oraz programu księgowego "OGNIK".
7. Przedstawienie podstaw księgowości w NGO.
8. Podsumowanie spotkania.

Ad. 1. Spotkanie rozpoczął p. Zbigniew Barski, który powitał i przedstawił uczestników.

Ad. 2. W punkcie tym nastąpiła prezentacja nowego Koordynatora Koalicji - p. Alicja Matuk, która z ramienia TIS nadzorować będzie pracę Sekretariatów.

Ad. 3. Przedstawiciele poszczególnych Sekretariatów omówili dotychczasowe działania.

Ad. 4. Uczestnicy przeprowadzili analizę SWOT Koalicji - stan na dzień dzisiejszy:

Mocne Strony (S)	Słabe Strony (W)
Podpisana Umowa koalicyjna; Duże zaangażowanie Sekretariatów; Silne przywództwo Lidera; Różnorodność / wielokierunkowość działań; Wysoki potencjał / zasoby ludzkie, lokalowe, majątkowe; Otwartość koalicjantów; Wzrost prestiżu organizacji	Niedostateczny przepływ informacji zwrotnych; Małe zaangażowanie organizacji; Zmiany osób wiodących / reprezentantów; Niedostateczne źródła finansowania; Niskie poczucie przynależności koalicjantów; Niespójne cele
Szanse (O)	Zagrożenia (T)
Dalszy rozwój Koalicji; Dynamika działań; Bezpłatne oprogramowanie i komunikacja oraz współpraca z Bankiem Drugiej Ręki; Możliwość korzystania z dotacji i innych źródeł finansowania zewnętrznego; Zróżnicowane doświadczenia koalicjantów; Wzajemna akceptacja i zdrowa konkurencja; Realizacja wspólnych projektów; Świadomość Roku 2015 - prawdopodobny koniec zewnętrznych źródeł finansowania NGO	Uśpienie organizacji; Rozbieżne cele; Niskie kwalifikacje kadry (brak odpowiedniego przeszkolenia kierunkowego) Wypalenie zawodowe osób wiodących w organizacjach; Egoizm członków i organizacji; Brak zaufania oraz niepotrzebna rywalizacja; Koniec zewnętrznego finansowania NGO

Ad. 5. W tym punkcie uczestnicy spotkania zgłaszali swoje postulaty i propozycje:

1) Aktualizacja Umowy Koalicji, poprzez aneks do umowy, który podpiszą organizacje chcące w dalszym ciągu przynależeć do Koalicji Organizacji Pozarządowych Działających w Obszarach Pomocy na Rzecz Osób Marginalizowanych;
2) Wzrost zaangażowania Sekretariatów i poszczególnych organizacji, poprzez czynny udział w pracach Koalicji;
3) Utrzymanie wielokierunkowości dotychczasowych działań;
4) Zachowanie suwerenności i decyzyjności Sekretariatów (dot. możliwości przyjęcia nowej i wykreślenia nieaktywnej organizacji);
5) Identyfikacja potencjału koalicjantów (dot. zasobów posiadanych przez poszczególne organizacje);
6) Dbałość o prestiż Koalicji i koalicjantów, w tym uniemożliwienie organizacjom posługiwania się Umową Koalicji bez zgody Głównego Koordynatora (TIS);
7) Podnoszenie kwalifikacji i wzrost umiejętności członków poszczególnych organizacji;
8) Podział zadań w uzyskiwaniu informacji - przedstawiciele poszczególnych Sekretariatów zobowiązali się do wyszukiwania ważnych wiadomości z różnych portali internetowych i przesyłania ich dalej (do swoich organizacji i pozostałych Sekretariatów) - i tak:

a) Przedstawicielka Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Społeczeństwa Obywatelskiego Punkty Porad Prawnych i Obywatelskich odpowiada za wyszukiwanie informacji dot. NGO z województw lubuskiego, dolnośląskiego i wielkopolskiego,
b) Przedstawicielka Sekretariatu Grupy Organizacji Przeciwdziałających Uzależnieniom odpowiada za wyszukiwanie informacji dot. POKL i PARPA,
c) Przedstawicielka Towarzystwa Integracji Społecznej odpowiada za wyszukiwanie informacji na stronie Wojewody, Marszałka i Miasta,
d) Przedstawiciel Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Rodzin odpowiada za wyszukiwanie ważnych informacji na stronie MPiPS oraz FIO,
e) Przedstawiciel Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Osób z Niepełnosprawnością odpowiada za wyszukiwanie informacji na stronach PFRON i Rady DSON m. Zielona Góra.

9) Udrożnienie przepływu informacji, poprzez zobowiązanie przedstawicieli organizacji do potwierdzania otrzymanych wiadomości mailowych (np. przez wysłanie informacji zwrotnej "OK.", "otrzymałam/em" itp.) oraz czynnego udziału na forum;
10) Wspólne aplikowanie o środki i realizacja projektów;
11) Wspieranie najbardziej aktywnych koalicjantów, poprzez doposażenie (np. sprzęt, oprogramowanie), komunikację (VoIP);
12) Przeciwdziałanie uśpieniu organizacji i wypaleniu zawodowemu osób wiodących poprzez inicjowanie spotkań, organizację kursów i warsztatów;
13) Wzrost poczucia przynależności organizacji do Koalicji, poprzez współdziałanie poziome oraz pionowe;
14) Zlikwidowanie Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Społeczności Wiejskich, z uwagi na realne zagrożenie, iż organizacje te nie poradzą sobie bez wsparcia silniejszych organizacji. Zaproponowano, aby organizacje przynależne do tego Sekretariatu "przeszły" do odpowiednich Sekretariatów ("Rodziny", "Uzależnienia", "Niepełnosprawność" lub "PPPiO");
15) Zmianę nazwy Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Osób Niepełnosprawnych na Sekretariat Grupy Organizacji Działających na Rzecz Osób z Niepełnosprawnością.

Ad. 6. Podział zadań Sekretariatów:

1) Przedstawicielka Sekretariatu Grupy Organizacji Przeciwdziałających Uzależnieniom zobowiązała się do przeprowadzenia konkursu plastycznego oraz próby zbudowania zespołu przy pomocy innych Sekretariatów.
2) Przedstawiciel Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Rodzin zobowiązał się do:

a) przeprowadzenia spotkania Sekretariatu "Rodziny" wraz z organizacjami w nim stowarzyszonych do 15 czerwca 2009 roku;
b) pomoc i wsparcie w realizacji konkursu plastycznego z przyszłym zamiarem realizacji wspólnego projektu na rzecz uzależnionych i rodzin.

3) Przedstawicielka Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Społeczeństwa Obywatelskiego Punkty Porad Prawnych i Obywatelskich zobowiązała się do:

a) organizacji spotkania Punktów Porad Prawnych i Obywatelskich do 15 czerwca 2009 r.;
b) zebrania deklaracji aktywności PPPiO, co wpłynie na poprawę skuteczności dalszych działań;
c) przeprowadzenia kontroli każdej organizacji prowadzącej PPPiO do 15 czerwca 2009 r..

4) Przedstawiciel Sekretariatu Grupy Organizacji Działających na Rzecz Osób z Niepełnosprawnością zobowiązał się wspierania pozostałych Sekretariatów Koalicji.

W dalszej części Główny Koordynator Koalicji - p. Zbigniew Barski przedstawił plany Towarzystwa Integracji Społecznej w Zielonej Górze dotyczące:

a) przekazania Sekretariatom do nieodpłatnego używania bezprzewodowej sieci VoIP, która usprawni komunikację pomiędzy Koordynatorem, Sekretariatami i organizacjami należącymi do Koalicji, obniżając koszty połączeń telefonicznych;
b) przekazania Sekretariatom do nieodpłatnego używania program księgowy dla organizacji pozarządowych pn. "OGNIK";
c) udzielenia jednorazowego wsparcia finansowego dla Sekretariatów Koalicji w kwocie 200,00 PLN, z zastrzeżeniem, że wsparcie to otrzymają tylko aktywne Sekretariaty;
d) umożliwienia korzystania z tańszego transportu (9-cio osobowy Ford Transit).

Ponadto Prezes TIS zwrócił uwagę na możliwość interwencji Koalicji w ważnych sprawach (np. dotyczących ogłaszanych konkursów).

Ad. 7. Pani Dorota Zubko i p. Zbigniew Barski przeprowadzili dla osób zainteresowanych sesję informacyjną nt. Podstaw księgowości w organizacjach pozarządowych.

Ad. 8. Na tym spotkanie zakończono.

Protokół ze spotkania roboczego
KOALICJI Organizacji Pozarządowych
Działających w Obszarach Pomocy na Rzecz Osób Marginalizowanych

W dniach 20. - 21. lutego 2009 r. Towarzystwo Integracji Społecznej w Zielonej Górze zorganizowało spotkanie robocze poświęcone dalszym działaniom Koalicji Organizacji Pozarządowych działających w obszarach pomocy osobom zagrożonym wykluczeniem społecznym.

W spotkaniu wzięli udział koalicjanci:
1. Klub Honorowych Dawców Krwi PCK, Bytom Odrzański
2. Gminne Centrum Trzeźwości, Grabice
3. Nowosolskie Stowarzyszenie Ludzi Działających na Rzecz Trzeźwości w Polsce;
Klub "OGNIWO", Nowa Sól
4. Towarzystwo Walki z Kalectwem koło w Gubinie
5. Stowarzyszenie Miłośników Kultury Dąbrowickiej, Dąbrówka Wlkp.
6. Fundacja "Wspólny Dom", Gubin
7. Towarzystwo Integracji Społecznej, Zielona Góra
8. Bank Żywności w Zielonej Górze
9. Stowarzyszenie Lubuski Ośrodek Rozwoju Doradztwa i Szkoleń, Zielona Góra
10. Fundacja Wzajemnej Pomocy "Arka", Bogatynia
11. Stowarzyszenie Apostolstwo Trzeźwości im. Św. M. M. Kolbego, Zgorzelec
12. Stowarzyszenie Inicjatyw Społecznych "Dromader", Zielona Góra
13. Lubuskie Stowarzyszenie Profilaktyki Społecznej
14. Stowarzyszenie Inicjatyw "Darfi", Nowa Sól
15. Sołectwo Lubieszów

oraz sympatycy:

1.Towarzystwo Rozwoju Rodziny, Zielona Góra
2. Stowarzyszenie na rzecz ochrony Zdrowia Psychicznego "Pewny Brzeg"
3. Związek Głuchych, Zielona Góra
4. Towarzystwo Walki z Kalectwem, Zielona Góra
5. Parafialny Zespół "Caritas" przy parafii św. Jakuba Apostoła, Ośno Lubuskie

Celem spotkania było:

podsumowanie dotychczasowych działań Koalicji i zaprezentowanie ich zaproszonym gościom;
wybór Sekretariatów każdej z Grup Partnerskich oraz określenie ich praw i obowiązków;
ustalenie przyszłych działań Koalicji (wspólnych i w poszczególnych Grupach Partnerskich) - praca w grupach.

Podjęte ustalenia - rezultaty spotkania - dzień pierwszy:

zaprezentowano zaproszonym gościom dotychczasowe osiągnięcia koalicjantów, m.in. pokrótce scharakteryzowano złożone przez poszczególne grupy wnioski o dofinansowanie;
reprezentanci obecnych na spotkaniu organizacji wpisali się (uaktualnili swoje preferencje) odnośnie "przynależności" do poszczególnych Grup Partnerskich. W ten sposób powstały aktualne listy organizacji deklarujących czynny udział w pracach tych grup;
Koalicjanci uzupełnili formularz "Dane Koalicjanta", które zostaną przekazane do każdego z Sekretariatów. wybrano pięć Sekretariatów Koalicji w celu odciążenia TIS-u od nadmiaru obowiązków związanych z obsługą koalicjantów. Sekretariaty poszczególnych Grup prowadzone będą przez następujące organizacje:
- SEKRETARIAT Grupy organizacji działających na rzecz osób niepełnosprawnych prowadzi Ośrodek Informacji dla Osób Niepełnosprawnych przy Towarzystwie Walki z Kalectwem w Zielonej Górze;
- SEKRETARIAT Grupy organizacji działających na rzecz rodzin prowadzi Fundacja Wzajemnej Pomocy "Arka" w Bogatyni
- SEKRETARIAT Grupy organizacji działających na rzecz społeczności wiejskich prowadzi Sołectwo Lubieszów
- SEKRETARIAT Grupy organizacji przeciwdziałających uzależnieniom prowadzi Lubuskie Stowarzyszenie Profilaktyki Społecznej w Zielonej Górze
- SEKRETARIAT Grupy organizacji działających na rzecz społeczeństwa obywatelskiego (PPPiO) prowadzi Stowarzyszenie Lubuski Ośrodek Rozwoju Doradztwa i Szkoleń (Oddział w Zielonej Górze)

PRAWA SEKRETARIATÓW:

- możliwość pozyskiwania i przyłączania nowych organizacji do Koalicji,
- możliwość sprawowania nadzoru i kontroli wysyłanych listów intencyjnych, w tym prawo do "wstrzymania" wydania listu dla organizacji,

ZADANIA / OBOWIĄZKI SEKRETARIATÓW:

- udzielanie wsparcia w postaci pomocy w wypełnianiu dokumentów, udostępnienia sprzętu biurowego w miarę możliwości i posiadanych zasobów Sekretariatu,
- inspirowanie organizacji należących do danej grupy i aktywizowanie ich do współdziałania,
- czynne uczestnictwo na forum internetowym,
- organizowanie co najmniej raz na kwartał spotkania z organizacjami wchodzącymi w skład danej grupy,
- przygotowanie wraz z pozostałymi Sekretariatami pełnomocnictwa dla TIS, by mogło występować w imieniu całej Koalicji w sprawach ważnych dla Koalicji.

Ponadto koalicjanci sprecyzowali:

PRAWA I OBOWIĄZKI WSZYSTKICH ORGANIZACJI:

- prawo do informowania innych organizacji / instytucji o tym, że należy do Koalicji.
- systematyczne kontaktowanie się ze swoim Sekretariatem i czynny udział w jego pracach.

PRAWA I OBOWIĄZKI KOORDYNATORA GŁÓWNEGO - Towarzystwa Integracji Społecznej w Zielonej Górze:

- prawo żądania od Sekretariatów Koalicji pełnomocnictw w sprawach ważnych dla Koalicji,
- prawo i obowiązek monitorowania działań Koalicji,
- prawo i obowiązek zmiany Sekretariatu, w przypadku, gdy ten nie radzi sobie z wypełnianiem swoich obowiązków,
- połączenie Sekretariatów Koalicji siecią VoIP i/lub FreeconNet,
- organizowanie co najmniej raz na 2 miesiące spotkań Sekretariatów,
- aktualizacje na stronie www.pomoc.org.pl/sieci

zadeklarowano wspólne opracowanie STRUKTURY KOALICJI - w celu ułatwienia komunikacji pomiędzy poszczególnymi organizacjami wchodzącymi w jej skład. Schemat ten stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Protokołu.

Na tym część oficjalną obrad dnia pierwszego zakończono.

Podjęte ustalenia - rezultaty spotkania - dzień drugi:

Prezes TIS-u przedstawił zebranym możliwości aplikowania o środki z funduszy unijnych;

zaakcentowano podjęcie przez TIS działań w celu udostępnienia Sekretariatom telefonii internetowej VoIP i/lub FreeconNet, umożliwiającej bezpłatne rozmowy wewnątrz sieci operatora oraz niższy koszt połączeń z telefonią stacjonarną;

przystąpiono do pracy w poszczególnych Grupach Partnerskich. Wyniki pracy grupowej zostaną przesłane Towarzystwu Integracji Społecznej przez poszczególne sekretariaty.

Na tym część oficjalną obrad dnia drugiego zakończono.

Protokołował/a: Karolina Skoczylas